GDPR

AFLEVERING 8: GDPR en personeelszaken: hoe om te gaan met de persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten

11 mei 2018

De afdeling Personeelszaken heeft een schat aan persoonsgegevens onder haar hoede

Uit noodzaak verzamelt en behandelt de afdeling Personeelszaken een aanzienlijke reeks persoonsgegevens over huidige en voormalige werknemers, en over sollicitanten. Deze gevoelige gegevens zijn van essentieel belang om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, handelingen tussen de werkgever en werknemer mogelijk te maken en ervoor te zorgen dat het contract wordt uitgevoerd.

1. Gegevens voor het voldoen aan contractuele verplichtingen, zoals:

  • Salarissen
  • Belastingaangiften
  • Sociale zekerheid

2. Gegevens die werknemers in staat stellen hun werk uit te voeren, bv.:

  • Evaluaties
  • Beoordelingen

3. Gegevens voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals:

  • Verplichtingen in het kader van sociale zekerheid
  • Inhouden van loonbelasting
  • Verkeersovertredingen met bedrijfsauto’s

 

De GDPR is ook van toepassing op personeelsgegevens

Al geruime tijd voordat de GDPR bestond was er binnen de afdeling Personeelszaken van Bisnode veel aandacht voor de behandeling van persoonsgegevens met de grootste vertrouwelijkheid en zekerheid. Uiterste zorgvuldigheid in de eerbiediging van privégegevens maakt deel uit van het DNA van Bisnode. Zo is het vragen naar of bewaren van gegevens over persoonlijke overtuiging, nationaliteit, seksuele geaardheid... voor Bisnode altijd volledig uit den boze geweest.

Als internationale onderneming wil de Bisnode Groep  het intern en grensoverschrijdend delen van personeelsgegevens in lijn brengen met de GDPR. Daarom heeft Bisnode specifieke maatregelen genomen zodat de afdeling Personeelszaken op internationaal niveau volledig aan de GDPR is aangepast.

 

Extra maatregelen die we hebben genomen om de afdeling Personeelszaken volledig klaar te maken voor de GPDR

Bisnode heeft speciale maatregelen genomen om op internationaal niveau duidelijk te maken wat de rechten en plichten van haar werknemers en sollicitanten zijn, volledig in overeenstemming met de GDPR. Wij maken altijd op heldere wijze duidelijk welke persoonsgegevens zullen worden bewaard en gedeeld en met welke doeleinden.

 

Privacybeleid voor werknemers

Alle werknemers van Bisnode ontvangen een privacybeleid dat voldoet aan de GPDR. In dit beleid wordt duidelijk beschreven hoe de persoonsgegevens binnen de afdeling Personeelszaken en binnen de Bisnode Groep zullen worden gebruikt.

 

Biometrische gegevens

De werknemers van Bisnode die biometrische informatie hebben afgestaan, bijv. om toegang te krijgen tot de gegevensserverruimtes, zullen een aanvullende privacywaarborg ontvangen. In dit document wordt toegelicht welke biometrische gegevens voor welke doeleinden worden gebruikt. Ook wordt hierin gevraagd om middels ondertekening toestemming te verlenen voor het gebruik van deze biometrische gegevens.

 

Voormalige werknemers

We moeten de gegevens van onze voormalige werknemers bewaren met het oog op de naleving van bepaalde wettelijke verplichtingen, onder andere met betrekking tot pensioenen. Deze gegevens moeten worden opgeslagen totdat de betreffende persoon met pensioen gaat. Bisnode verwijdert alle overige persoonsgegevens die niet langer relevant zijn: bijv. verslagen, gezinsgerelateerde gegevens...

 

Betrekken van de vakbonden

Bisnode stelt haar vertegenwoordigers van de vakbonden in kennis van de GDPR-maatregelen die betrekking hebben op werknemers. Wij informeren hen bijvoorbeeld over welke gegevens worden doorgestuurd naar de dienstverlener voor maaltijdcouponnen Sodexo of naar onze verzekeringsagent. We bieden de vakbonden alle medewerking die zij nodig hebben om hun leden te informeren en gerust te stellen.

 

Vertrouwenspersonen

Voor de werking van ons programma “vertrouwenspersonen” bij Bisnode was het niet nodig speciale GDPR-maatregelen te nemen. De door hen ontvangen vertrouwelijke informatie komt nooit bij de afdeling personeelszaken terecht. Wanneer werknemers een vertrouwenspersoon inschakelen geven zij die adviseurs uitdrukkelijk toestemming om verdere maatregelen te nemen.

 

Hoe beoordeel ik de GDPR-risico’s van (onder)aannemers?

Aflevering 9 van onze speciale GDPR-verslagen over risicobeoordelingsprocedures in Bisnode.

Last van GDPR-stress? We helpen u graag!

Last van GDPR-stress? We helpen u graag!

Wees gerust: bij de minste twijfel over een GDPR-kwestie bent u altijd welkom bij uw Bisnode adviseur. Helemaal in regel zijn met GDPR? Bij Bisnode hebben we het volledige proces al doorworsteld. Dus zijn we goed voorbereid om ook u op weg te helpen.

Schrijf u in op onze mailinglist

U ontvangt onze nieuwsbrieven en occasionele communicatie met betrekking tot smart data, analyse, de laatste trends en de oplossingen van Bisnode.

Stap 2