GDPR

Episode 8 : RGPD et RH : comment traiter les données personnelles des employés et des candidats

11 mai 2018

Les RH sont les gardiens d'une multitude de données personnelles

Par nécessité, un département des ressources humaines recueille et traite un ensemble considérable de données personnelles sur les employés, anciens et actuels, et sur les candidats. Ces données sensibles sont essentielles pour respecter les obligations légales, mettre en œuvre les transactions entre l'employeur et le salarié ainsi que permettre l'exécution du contrat.

1. Les données pour satisfaire aux obligations contractuelles, telles que :

• Les salaires

• Les attestations fiscales

• La sécurité sociale

 

2. Les données permettant aux employés d'effectuer leur travail, comme par exemple :

• Le suivi

• Les évaluations

 

3. Les données pour répondre aux exigences légales comme :

• Les obligations de sécurité sociale

• Les retenues d'impôt sur salaires

• Les infractions de la circulation avec les voitures de société

 

Le RGPD s'applique également pour les données RH

Bien avant l'arrivée du RGDP, le département des ressources humaines de Bisnode a pris soin de traiter les données personnelles dans la plus grande confidentialité et avec un maximum de sécurité. Le respect absolu des données privées fait partie de l'ADN de Bisnode. Par exemple : poser des questions ou garder des données sur la conviction personnelle, la nationalité, l'orientation sexuelle ... ont toujours été totalement bannies par Bisnode.

En tant qu'entreprise internationale, le groupe Bisnode souhaite aligner son partage interne transfrontalier de données RH sur le RGPD. C'est pourquoi Bisnode a pris des mesures spécifiques pour faire concorder pleinement les RH et le RGPD au niveau international.

 

Mesures supplémentaires que nous avons prises pour aligner complètement les RH sur le RGPD

Bisnode a pris des mesures spécifiques pour clarifier les droits et obligations de ses employés et candidats au niveau international, en pleine conformité avec le RGPD. Nous spécifions toujours clairement quelles données personnelles seront conservées et partagées, et à quelles fins.

 

Politique de confidentialité pour les employés

Tous les employés de Bisnode reçoivent une politique de confidentialité conforme au RGPD. La politique indique clairement comment leurs données personnelles seront utilisées au sein des RH et au sein du groupe Bisnode.

 

Données biométriques

Les employés de Bisnode qui ont soumis des informations biométriques, par exemple pour accéder aux salles des serveurs, recevront une garantie supplémentaire de confidentialité. Ce document précise quelles données biométriques sont utilisées et à quelles fins. Il demande également leur autorisation signée d'utiliser ces données biométriques.

 

Anciens employés

Nous devons conserver les données de nos anciens employés afin de respecter certaines obligations légales, notamment en matière de pensions. Ces données doivent être stockées jusqu'à la retraite de ces employés. Bisnode supprime toutes les autres données personnelles qui ne sont plus pertinentes : par exemple, les rapports, les données relatives à la famille ...

 

Impliquer les syndicats

Bisnode informe ses représentants syndicaux des mesures du RGPD concernant les employés. Par exemple, nous leur disons quelles données sont transmises au service de bons de repas Sodexo ou à notre courtier d'assurance. Nous fournissons aux syndicats toute l'aide dont ils ont besoin pour informer et rassurer leurs membres.

 

Personnes de confiance

Le fonctionnement de notre programme « personnes de confiance » à Bisnode ne nécessitait aucune mesure RGPD spécifique. Leurs informations confidentielles ne parviennent jamais au département des ressources humaines. En engageant un conseiller confidentiel, les employés donnent à leurs conseillers leur consentement explicite de prendre les mesures nécessaires.

 

Comment faire une évaluation du risque RGPD des (sous-)contractants ?

Ce sera le sujet de la partie 9 de notre dossier spécial RGPD sur les procédures d'évaluation du risque chez Bisnode.

Cela vous semble compliqué ? Nous vous aiderons avec plaisir

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Ne vous faites aucun souci. Vous avez des doutes à propos d'une question liée au RGPD ? Dans ce cas, prenez contact avec votre consultant Bisnode. Nous avons déjà fait tout le chemin qui mène à la conformité avec le RGPD. Nous sommes donc prêts à vous accompagner.

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